电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１　电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２　电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３　电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４　电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

　　１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

　　３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

　　１?对档案本质属性的影响

　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

　　２?对档案来源原则的影响

　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

　　３?对档案学理论研究内容的影响

　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

　　１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

　　２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

　　４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

教育部


高等学校实验室工作暂行条例

1983年12月15日，教育部


第一章 总 则
第一条 高等学校的实验室是进行教学和科学研究的重要基地，是办好学校的基本条件之一。它的工作是教学、科研工作的重要组成部分，是反映学校教学水平、科学技术水平和管理水平的重要标志之一。学校各级领导要重视实验室的建设和管理工作。
第二条 高等学校实验室的工作，必须贯彻党的教育方针，努力培养又红又专的社会主义建设人才，保证开设教学实验的质量，并根据需要和可能，积极开展科学研究。
第三条 高等学校实验室的建设，要根据教学和科研任务的需要，从实际出发，确定实验室的规模及水平；要坚持勤俭办学，发扬艰苦奋斗的精神，努力实现现代化；要充分发挥现有人力、物力、财力的作用，提高投资效益。
第四条 高等学校实验室的工作人员（包括教师、实验技术人员、工人和管理人员等），要坚持又红又专的方向，提高共产主义觉悟，树立全心全意为教学、科研服务的思想，努力钻研业务，认真完成所担负的任务。

第二章 基 本 任 务
第五条 根据教学计划和教学大纲的规定，承担教学实验任务，配合教研室编写实验讲义或实验指导书。
第六条 要不断提高实验教学质量，注意培养学生进行科学实验的能力，帮助学生掌握科学的实验方法，训练严格的科学态度和作风。随着教学和科学技术的发展，要开设新的教学实验项目，或选修实验项目，努力改进实验教学工作，有条件的要对学生全日开放实验室。
第七条 实验室要根据需要为开展科学研究工作积极创造条件。凡是承担科研任务的实验室要努力保证科研人员的工作条件。
第八条 实验室应注意实验技术的研究和现代化仪器设备的开发，发挥自己的技术和设备潜力，研制某些仪器设备和元件、材料、试剂等，以满足教学和科研的需要。也可以研究某些新工艺、新技术，但一般不承担批量生产任务。
第九条 实验室的仪器装备，应按国家计量部门的规定，逐级传递计量标准，定期校验，以保证实验数据的准确性和实验结果的可靠性。
第十条 实验室在保证完成教学、科研任务的前提下，要积极开展社会性服务工作（服务项目包括：实验、测试、化验、分析、计量、计算、检修、加工制作等）。要制定合理的收费标准，建立和健全财务制度。
第十一条 实验室应积极开展校内外协作和实验技术与情报资料交流等活动。在涉外活动中，要严守国家机密。

第三章 建设与管理
第十二条 实验室建设应按照学校教育事业发展规划，制订近期和长远的建设规划，对人力、物力、财力进行综合平衡，分别轻重缓急，有计划有重点地搞好建设。
第十三条 实验室的建设与改造，要依据学校批准的建设规划，制订年度实施计划，纳入学校的总建设计划中，经有关领导批准后执行。不仅考虑房屋、设备、附属设施等物质条件，而且还包括实验技术人员和管理人员的配套。
第十四条 实验室的建设要讲究投资效益，充分发挥原有设备的作用。增添实验设备要认真选型，注意成组配套，尽快形成实验能力。购置大型、精密、稀缺、贵重仪器设备前，要进行可行性论证，避免造成积压浪费。
第十五条 实验室要实行科学管理，讲究精神文明。要建立和健全以岗位责任制为核心的各项规章制度。实验室仪器设备和材料、低值、易耗品的管理按照《高等学校仪器设备管理办法》、《高等学校材料、低值、易耗品管理办法》的有关规定执行。
第十六条 学校要组织定期总结、交流实验室建设与管理的经验，开展评比活动。对成绩显著的集体和个人，要进行表扬和奖励；对违章失职和因工作不负责任造成损失者，应进行批评教育和经济赔偿，直至行政处分。

第四章 体制与机构
第十七条 高等学校实验室实行统一领导，分级管理的体制。应有一名校（院）长分管全校的实验室工作。实验室的体制可分为三种形式：由校（院）直接管理；由系（或基础部）管理；由学科组或教研室管理。根据任务需要，少数重点院校可建立地区、部门或国家实验中心。
第十八条 高等学校要有管理实验室的工作机构（处或科），在主管校（院）长的领导下，管理与协调实验室的各项工作。主要是督促检查各实验室完成基本任务和管理工作的情况，组织制定实验室建设规划和年度计划，制定有关的管理规章制度，检查了解计划和制度的执行情况，组织实验室工作的评比，以及协调有关部门解决实验室的人员配备和培训、经费投资、实验用房及仪器设备调度等项工作。
第十九条 建立新实验室应根据教学、科研的实际需要和可能条件来考虑，一般必须由有关的系（部）提出申请，经教务、科研、人事及实验室管理等部门审查提出意见，由校（院）长批准成立实验室。实验室的调整和撤销，也要经过同样的批准程序。
第二十条 实验室实行主任负责制。根据规模的大小，可设主任1人，副主任一至二人，要选择社会主义觉悟较高、有一定理论修养、实验教学经验和组织管理能力的讲师以上或工程师以上的人员担任。学校的各级实验室主任、副主任由学校任命。地区、部门或国家实验中心的主任、副主任，由上级主管部门任命。
第二十一条 高等学校中可设立实验技术与实验室管理研究会或有关学术组织，作为实验室工作的咨询机构，可以对实验室建设、布局及科学管理等重大问题提出建议、进行评议。

第五章 工作人员职责
第二十二条 实验室工作人员必须拥护中国共产党的领导，热爱社会主义祖国，努力学习马列主义、毛泽东思想，在实验室主任、副主任的具体领导下，认真搞好实验室工作，各类人员要有明确的职责，注意分工合作，团结一致，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极完成各项任务。
第二十三条 实验室主任的职责：
（一）组织编制实验室的建设规划和计划，并组织实施和检查执行情况；
（二）组织领导完成实验室的基本任务；
（三）搞好实验室的科学管理工作，研究提高实验室的投资效益，组织贯彻实施有关规章制度；
（四）领导本室各类人员的工作，组织实验技术人员的培养提高和考核工作，不断提高他们的工作能力和业务水平；
（五）负责本室精神文明建设，认真抓好对工作人员和学生的思想政治教育；
（六）定期检查、总结实验室工作，开展评比活动等。
实验室副主任协助主任完成上列各项职责或由主任委托分管某几项职责。
第二十四条 实验室主任以外的各类人员都应有明确的职责，由各校根据实际情况组织有关实验室做出具体的规定。对各类人员的职称评定、级别晋升工作按国家有关规定执行。

第六章 安全与劳动保护
第二十五条 实验室要认真做好安全防护工作，经常对师生员工进行安全教育，切实保障师生员工的安全和国家财产不受损失。
第二十六条 高等学校的实验室要针对高温、低温、辐照、病菌、噪声、毒性、激光、粉尘、超净等对人体有毒有害的环境，切实加强劳动保护工作。对于在上述环境中工作的人员按国家有关规定享受津贴和劳动保护待遇。其他人员，应根据实验工作的性质和工作时间，享受一般劳动保护用品待遇。

第七章 附 则
第二十七条 各校（院）应根据本条例，结合本校的实际情况，制定各项具体实施细则和补充规定。
第二十八条 本条例自公布之日起施行。